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Titel
Text copied to clipboard!Koordinator für Teambesprechungen
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Koordinator für Teambesprechungen, der unser Team bei der Planung, Organisation und Durchführung effizienter und produktiver Meetings unterstützt. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für alle Aspekte rund um Teambesprechungen – von der Terminplanung über die Agenda-Erstellung bis hin zur Nachverfolgung von Aktionspunkten.
Als Koordinator für Teambesprechungen arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Teilnehmer informiert und vorbereitet sind. Sie nutzen moderne Tools zur Terminverwaltung und Kommunikation, um eine reibungslose Durchführung der Meetings zu gewährleisten. Darüber hinaus dokumentieren Sie die Ergebnisse der Besprechungen und stellen sicher, dass alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind.
Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Tätigkeit ist die kontinuierliche Verbesserung der Meeting-Kultur im Unternehmen. Sie analysieren bestehende Prozesse, identifizieren Optimierungspotenziale und setzen Maßnahmen zur Effizienzsteigerung um. Dabei behalten Sie stets die Bedürfnisse der Teammitglieder im Blick und fördern eine offene und konstruktive Kommunikationskultur.
Diese Position erfordert ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle. Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und ein professionelles Auftreten runden Ihr Profil ab.
Wenn Sie gerne mit Menschen arbeiten, ein Talent für Organisation haben und einen wichtigen Beitrag zur Teamproduktivität leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Planung und Koordination von regelmäßigen Teambesprechungen
- Erstellung und Verteilung von Meeting-Agenden
- Einladung und Erinnerung der Teilnehmer
- Protokollierung und Dokumentation der Besprechungsergebnisse
- Nachverfolgung von Aktionspunkten und Aufgaben
- Sicherstellung der technischen Ausstattung für virtuelle Meetings
- Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen zur Abstimmung von Terminen
- Optimierung der Meeting-Prozesse und -Abläufe
- Pflege von Kalendern und Terminübersichten
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Unterlagen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Organisation von Meetings oder Veranstaltungen
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und Kalender-Tools
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Serviceorientierung
- Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit Informationen
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung mit digitalen Meeting-Plattformen (z. B. Zoom, MS Teams)
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Organisation von Meetings?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Terminänderungen um?
- Welche Tools nutzen Sie zur Terminplanung?
- Wie stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet sind?
- Wie dokumentieren Sie Besprechungsergebnisse?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben bei mehreren gleichzeitig laufenden Projekten?
- Haben Sie Erfahrung mit virtuellen Meetings?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Was motiviert Sie an dieser Position?
- Wie fördern Sie eine produktive Meeting-Kultur?
